Hoe ziet een traject met TeamAI eruit?

TeamAI ondersteunt scholen bij de organisatorische implementatie van teamgericht onderwijs. Bent u bezig met de formatie voor het komende schooljaar, of wilt u verkennen of teamgericht werken haalbaar is binnen uw organisatie? TeamAI kan uw huidige onderwijspraktijk simuleren, zodat u inzicht krijgt in de mogelijkheden. Deze simulatie vormt een waardevolle indicatie voor de inzet van TeamAI in de toekomst. Werkt u al met kernteams? Dan helpt TeamAI bij het optimaliseren van de teamindeling binnen de door u gestelde kaders.

Stap 1: Verkenning

We starten met een oriënterend gesprek waarin we gezamenlijk de mogelijkheden, verwachtingen en uitgangspunten verkennen. Als er een goede match is, stellen we samen een stappenplan op.

Stap 2: Gebruikersovereenkomst

Omdat TeamAI werkt met persoonsgegevens (zoals namen, bevoegdheden en roosters van leerlingen en medewerkers), is een gebruikersovereenkomst noodzakelijk. Hierin leggen we vast welke gegevens worden gebruikt. Een voorbeeld van deze overeenkomst vindt u hier.

Stap 3: Koppeling met Zermelo

Na ondertekening van de gebruikersovereenkomst wordt een koppeling met Zermelo gerealiseerd. Uw school maakt hiervoor een data-overdrachtsaccount aan, waarbij wordt bepaald welke gegevens beschikbaar zijn voor TeamAI. De systeembeheerder configureert dit account. Benodigde gegevens binnen een roosterproject zijn:

• Personeel
• Leerlingen
• Afdelingen
• Lesgroepen
• Groepen in afdelingen
• Geplande lessen
• Leerlingen in afdelingen
• Groepsdeelname
• Periodes
• Vakgroepen
• Vakgroepdeelname

Na configuratie worden de URL en het token van dit account gedeeld met de TeamAI-beheerder (o.vanderschaaf@vo-teamai.nl).

Stap 4: Voorwaarden opstellen

Zodra de data beschikbaar is, bespreken we samen de voorwaarden voor het samenstellen van de kernteams. Uw voorkeuren en restricties geeft u eenvoudig door via een gebruiksvriendelijk dashboard. Dit dashboard wordt dagelijks automatisch gesynchroniseerd met uw gegevens uit Zermelo.

• Teams: Geef aan hoeveel teams u wilt en wat de maximale grootte van deze teams mag zijn.
• Afdelingen: Geef aan welke combinaties van afdelingen wel of niet wenselijk zijn binnen uw teams.
• Profielen: Voor de bovenbouw kunnen voorkeuren voor profielcombinaties worden opgegeven voor uw teams.
• Lessenverdeling: Per vakgroep geeft u aan welke docent-vakcombinaties wenselijk zijn, met ruimte voor flexibiliteit.
• Individuele voorkeuren: Voor zowel leerlingen als docenten kunt u aangeven in welke teams zij plaats mogen nemen.

Belangrijk: TeamAI houdt alleen rekening met expliciet opgegeven voorwaarden. Neem de tijd om deze zorgvuldig met het managementteam te formuleren. Uw procesbegeleider kan u hierbij ook ondersteunen.

Stap 5: Clustering van lesgroepen

De roostermaker clustert de lesgroepen, bij voorkeur na de overgangsvergaderingen. TeamAI kan ook op basis van prognoses in Zermelo werken. In dat geval kunt u al ruim vóór de overgangsvergaderingen een goed beeld krijgen van de mogelijke teamindelingen.

Stap 6: Eigen lessenverdeling

Het managementteam stelt een voorlopige lessenverdeling op in Zermelo. Hoewel TeamAI een eigen verdeling maakt op basis van de voorwaarden uit stap 4, is deze input noodzakelijk:

• Sluitende formatie: Een formatie zonder openstaande uren. Openstaande uren moeten gekoppeld worden aan vacatures.
• Totale lesgevende taak per docent: TeamAI berekent hiermee de totale lesgevende taak per docent (met een marge van 0,5 lesuur).

Zolang de totalen per docent kloppen en elke les door minimaal één docent gegeven kan worden, is de input bruikbaar.

Stap 7: TeamAI aan het werk

Met de lessenverdeling en de gestelde voorwaarden voert TeamAI berekeningen uit om tot een optimale team- en lessenverdeling te komen. Dit proces kan enkele dagen duren, afhankelijk van de complexiteit.

Stap 8: Oplossing presenteren

De gegenereerde oplossing wordt met u gedeeld. U ontvangt:

• Lessenverdeling: Een voorstel van alle lessen per docent, per vakgroep.
• Teamindeling: Een overzicht van de teamindeling voor leerlingen en docenten.
• Statistieken: Overzicht van dekkingsgraad per team, per docent en per leerling.

Als er verrassingen zijn, kunnen aanpassingen worden gedaan. Houd er rekening mee dat dit een herhaling van stap 6 en 7 kan betekenen, wat extra tijd kost. Formuleer daarom uw voorwaarden zo volledig mogelijk vooraf.

Stap 9: Roostermaker aan de slag

De roostermaker koppelt nu de lessen aan de docenten. Let op: dit betekent dat lesgroepen zijn gefixeerd aan specifieke docenten, wat soms kan leiden tot meer tussenuren. In de praktijk blijkt dit vaak mee te vallen, maar het is belangrijk om vooraf te beseffen dat fixatie een vereiste is. Als uw organisatie dit niet toestaat, is TeamAI niet inzetbaar. De optie om clustering tijdens het roosteren aan te passen moet uitgeschakeld worden.

Stap 10: Traject voltooid!

Met een sluitend rooster en sterke kernteams kunt u teamgericht onderwijs realiseren in zowel de onder- als bovenbouw!

Voor meer informatie download het draaiboek TeamAI .